Zum Inhalt dieser Folge:

Herrscht bei dir reges Papierchaos? Gibt es nur einen Stapel, den du ab und an, wenn es denn sein muss wegsortierst? Findest du alle Unterlagen immer gleich wieder?

Dann bist du hier genau richtig. Heute möchte dir ein paar Ablagesysteme detaillierter vorstellen und zeigen, wie du dein persönliches Ablagesystem entwickeln kannst!

Frage Nr. 1: Welche Registraturarten gibt es?

Generell gibt es drei Hauptgruppen:

  • stehende Ablage
  • hängende Ablage
  • liegende Ablage

1. stehende Ablage

1.1. Ordner

  • Ordnungshilfe für Unterlagen jeglicher Art und Größe
  • übersichtliche Gliederung der Unterlagen innerhalb des Ordners mit Trennblättern möglich
  • die einmal vorgenommene Untergliederung ist jederzeit veränderbar
  • die Rückenschilder der Ordner können individuell beschriftet werden
  • Ordner sind in unterschiedlichen Farben erhältlich, damit du die einzelnen Abteilungen schneller auseinander halten kannst

1.2. Stehsammler

  • praktische und übersichtliche Aufbewahrungsmöglichkeit für Prospekte, Kataloge oder alles Geheftete und Gebundene
  • Stehsammler sind in verschiedenen Farben oder mit verschiedenfarbigen Abtrennungen erhältlich

1.3. Archivbox

  • die Archivboxen sind hauptsächlich gedacht für Ordner und Unterlagen, die aktuell nicht mehr relevant sind, aber dennoch aufbewahrt werden müssen (z. B. Steuerunterlagen)
  • sie werden, genauso wie die Ordner beschriftet und gleich mit dem Wegwerfdatum versehen

2. hängende Ablage

2.1. Hängemappe

  • Hängemappen sind gut für Unterlagen, die man häufig benötigt (zu Hause wird es meist weniger benutzt, aber auf Arbeit zum Beispiel für Mandantenakten, o. ä.)
  • die Reiter sorgen für eine übersichtliche Beschriftung, die du jederzeit ändern kannst und diese können für einen besseren Überblick versetzt angeordnet werden
  • sind in verschiedenen Ausführungen und Farben erhältlich
  • Schriftstücke müssen nicht gelocht werden und können lose in die Mappe abgelegt werden

3. liegende Ablage

3.1. Aktendeckel

  • Aktendeckel sind eine Flachablage
  • wenn du viele Papierstapel hast und diese ordnen möchtest, dann kannst du mit Hilfe Aktendeckeln oder offenen Klarsichthüllen einfach die Unterlagen, die zu einer Kategorie gehören in jeweils einer Mappe sammeln

3.2. Ordnungsmappe

  • Ordnungsmappe hilft, den Überblick in der alltäglichen Papierflut zu behalten
  • es ist eine Art Wiedervorlage (Monatsmappe mit Tabs von 1 – 31) oder bietet für unterschiedliche Themen (Tabs A – Z) den schnellen Zugriff auf aktuelle Vorgänge
  • nutzt man auch hier vor allem in der Arbeitswelt, denn die Unterlagen lassen sich so sortiert zu Besprechungen mitnehmen

3.3. Ablagekörbchen

  • ein Ablagekörbchen hat wahrscheinlich jeder in der ein oder anderen Art zu Hause.
  • diese sollten wie im letzten Post bereits erwähnt beschriftet werden und regelmäßig in einer anderer Registraturform abgehangen werden
  • sie können vielseitig eingesetzt werden.
  • Sie eignen sich wunderbar für:
    • die Unterstützung der täglichen Büroarbeit
    • die übersichtliche Aufbewahrung von Büromaterial, das regelmäßig gebraucht wird
    • das Sammeln von Belegen (Rechnungen, Steuerunterlagen, etc.)

Das war nun erstmal die Übersicht zu den einzelnen Ablageformen. Ich bin der Meinung, das es nicht das perfekte Ordnungsmittel gibt. Es kommt vielmehr darauf an, was du benötigst, wie du am besten damit klar kommst und deine Unterlagen entsprechend schnell findest, damit du keine Zeit damit „verschwendest“. Es ist auch hier sinnvoll eine Kombination aus verschiedenen Systemen zu nutzen, wie zum Beispiel Ablagekörbchen und Ordner, um dich sinnvoll zu unterstützen.

Frage Nr. 2: Wie findest du dein eigens System?

Gehe einfach folgende Fragen durch und probiere es einfach wieder aus, mit was du am Besten klar kommst.

  • Wie viel Platz hast du?
  • Was möchtest du abhängen/sortieren?
  • Was hilft dir, die Unterlagen schnell zu finden
  • Lass dich inspirieren (wenn du eine Idee hast, dann schau dich bei Instagram, Pinterest oder auf Youtube oder im Internet um)
  • Probiere es aus (eine guter Zeitraum sind 3 Monate)
  • Passe es an
  • Nicht jede Ablage ist für alle Unterlagen / Dinge geeignet
  • Mach dir immer wieder mal Gedanken darüber, wie du etwas optimieren oder übersichtlich gestalten kannst, damit du das schnell findest, was du suchst, wenn du es brauchst

Ich hoffe, dass dir diese Übersicht geholfen hat und dich ein Stückchen näher zu einem selbst organisierten Alltag verhilft.

Lass mir doch gern in den Kommentaren ein Feedback zurück, wie es bei dir aussieht. Wie heftest du deine Unterlagen oder andere Utensilien ab und weg?

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Zur Autorin

Beatrice Lindenberg

Berufstätige Mama, die aus der Vollzeit-Anstellung heraus Beplana gegründet hat.

Sie hilft berufstätigen Mamas ihren Alltag mit Hilfe von Organisation und Planung zu erleichtern, damit sie wieder mehr Zeit für sich und ihre Ziele haben.

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