Zum Inhalt dieser Folge:

„Ich habe noch so viel vorzubereiten“ „Ich weiß gar nicht wo ich anfangen soll“

Kennt ihr diese Sprüche? Wenn ja, dann hat dies jetzt ein Ende, denn ich verrate euch entweder im unten stehenden Video oder auch hier im Beitrag, auf welche Sachen ihr achten müsst, wenn es darum geht eine Party zu schmeißen und zu organisieren.

Gar keine Frage eine Veranstaltung zu planen, egal wie groß sie ist beinhaltet viele Schritte, aber mit einem gewissen Plan bzw. einer Checkliste kannst du deutlich entspannter rangehen, weil du siehst, was zu tun ist und was du vielleicht auch abgeben kannst.

Im Grunde sind es aber immer folgende Bestandteile, die ihr beachten solltet:

  1. Ausreichend Vorlauf
    Die meisten Familienfeiern entstehen selten spontan. Ihr wisst, wann jemand Geburtstag hat oder eine Hochzeit ansteht oder Weihnachten oder Taufe, etc. Dafür gibt es oft bereits Wochen oder Monate voraus einen Zeitpunkt, an dem dieser Tag feststeht.
    Auf Grund dessen, setzt ihr euch je nach Größe der Feier (bei einer Hochzeit natürlich eher als bei einem kleinen Geburtstag) hin und schreibt euch eine Liste. Denn wenn ihr z. B. auch einen 50. Geburtstag feiert und eine extra Location braucht, sind Zeiten zwischen 1 und 1/2 Jahr vor dem geplanten Tag notwendig, je nach Jahreszeit und Anzahl der Personen.Wenn ihr an dem Punkt seid, also dem Startzeitpunkt der Planung (1/2 Jahr vorher, 2 Monate vorher,…), dann schreibt alles auf an was ihr denken müsst.Hier mal meine Liste, an Punkten, die immer dazu gehören und um die sich gekümmert werden sollte:
    Location, Dekoration, Essen & Trinken, Gästeliste, Geschenke, Musik
  2. Gästeliste
    Ich beginne erstmal bei einer groben Gästeliste. Denn an Hand dessen könnt ihr erst einschätzen, wie groß die Location sein soll und wie viel Essen ihr benötigt
  3. Location
    Suche nach einer Location ist, wie bereits erwähnt unterschiedlich schwer oder einfach, je nach Jahreszeit und Größe. Locations für Personen bis 50 Personen sind hier in Deutschland relativ schnell zu finden. Ab 50 Personen kommen meist Scheunen oder Höfe in Frage oder große Hallen. Da diese dann auch eher geringer zu finden sind, sind diese natürlich auch schneller vergeben. Früh dran sein, lohnt sich also.
  4. Essen & Trinken
    Was soll es zu geben? Hat jemand Allergien und wenn ja welche ?
    Wenn man einen externen Anbieter wählt ist es oft in sofern leichter, da man meist einfach nur eine Gästezahl mitteilt und diese wissen dann, welche Mengen gebraucht werden. Man hat dann weniger Aufwand und benötigt auch weniger Zeit, kostet dafür aber natürlich auch mehr und lohnt sich meist bei größeren Feiern.
    Wenn ihr alles allein macht, dann seid euch sicher, es bleibt immer etwas übrig, denn wer hat wirklich schon mal zu wenig gekocht oder vorbereitet, weil man die Befürchtung hatte, das jemand nicht satt wird :D Plant also immer einen Puffer ein. Bei Getränken gibt es auch Märkte bei denen man Kisten kauft und dann aber auch volle wieder zurückbringen kann.
  5. Musik
    Auch hier ist es oftmals eine Frage der Größe und Altersdurchschnitt und generell die Frage extern oder einfach nur die Nutzung einer eigenen Musikanalage.
    Bei externen Musikanbietern, wie DJs muss man meist auch bis zu 1/2 bis 1 Jahr vorher auf jeden Fall anfragen
    Wenn es jemand von den verwandten übernehmen kann oder man einfach nur im Hintergrund eine Playlist laufen lässt, ist das natürlich auch ausreichend. Diese Playlist sollte aber auch vorbereitet werden. Auch das kann einige Zeit in Anspruch nehmen, bedenke dabei die verschiedenen Altersgruppe, da jeder mal auf seine Kosten kommen soll. ;)
  6. Dekoration
    Luftballon, Girlanden, Servietten, alles was eben dazu gehört, muss gekauft und vorbereitet werden
  7. Geschenke
    Hier macht ihr am besten eine Liste auf Amazon (Hochzeitslisten, Babyliste, Geschenkelisten) oder ähnlichen wo sich jeder etwas raussuchen kann

Ganz wichtig ist auch, ihr müsst nicht alles allein machen. Fragt einfach euren Partner, Familie, Freunde, ob sie euch helfen und delegiert die Aufgaben / Unteraufgaben. Ich bin auch eine Person, die vieles gern selbst macht und erledigt, aber macht euch selbst weniger Stress und gebt die Sachen ab.  Dann verspreche ich euch auch, dass die Planung Spaß macht, denn ihr seht, wie es Form annimmt und dann auch die freudigen Gesichter der Gäste.

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Zur Autorin

Beatrice Lindenberg

Berufstätige Mama, die aus der Vollzeit-Anstellung heraus Beplana gegründet hat.

Sie hilft berufstätigen Mamas ihren Alltag mit Hilfe von Organisation und Planung zu erleichtern, damit sie wieder mehr Zeit für sich und ihre Ziele haben.

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