Hand aufs Herz, wie oft hast du dir schon Aufgaben und Projekte vorgenommen und hast vielleicht gerade damit angefangen und schwupps 5 min später, machst du plötzlich etwas ganz anderes oder scrollst plötzlich einfach nur durch Instagram?

Ich weiß wir Mamas haben viel zu tun, werden ständig unterbrochen und freuen uns auch über eine kleine Auszeit #einfachmalberieselnlassen. Doch deine bisherige Vorgehensweise hat dir eher Frust gebracht und das kann ich absolut nachvollziehen.

Wenn du daher jetzt etwas ändern möchtest, erfahre nun, welche Zeitmanagement Methoden es gibt, damit du deine Aufgaben endlich abschließt und dich weniger ablenken lässt.

1. Voraussetzung für die Nutzung der Zeitmangement Methoden

Bevor ich dir verschiedene Zeitmangementmethoden zeige, ist es notwendig den Unterschied zu erkennen zwischen Prokrastination und Ablenkung. Denn das ist oft die Hauptursache, dass du nicht mit deinen Aufgaben voran kommst oder sie selten zu Ende bringst.

1.1. Prokrastination

Prokrastination bedeutet, sich lieber mit etwas anderen zu beschäftigen, was einen mehr Spaß macht, als etwas unangenehmes, also du scrollst lieber durch Instagram & Co. statt abzuwaschen.

Dadurch verschiebt aber alles nach hinten und der Berg wird immer größer wie bei einem Laubhaufen und wenn dann mal der Wind kommt und alles durcheinander bringt, dann kannst du dich überfordert fühlen und willst überall angreifen und bist teilweise nur noch frustriert.

1.2. Ablenkung

Ablenken lassen wir uns mit der Zunahme an Mediennutzung noch mehr als früher schon. Du kennst das sicherlich, du machst gerade was und bekommst eine Mail oder einen Anruf und schwupps bist du raus aus deiner Aufgabe. Dieses Phänomen zählt zur äußerlichen Ablenkung.

Du kannst dich aber auch schnell ablenken lassen oder abgelenkt werden /sein, wenn du z. B. zu wenig Schlaf hattest #innereablenkung. In diesem Fall bekommt dein Gehirn einfach nicht mit der Verarbeitung nach und lässt sich leichter ablenken.

Du siehst also es gibt verschiedene Ursachen, dafür das du mit deinen Aufgaben nicht voran kommst oder sie sogar nicht fertig stellst.

Frag dich also bevor du zu deinen Aufgaben gehst, was bei dir der Fall ist und warum das vielleicht so ist .

Hast du Angst? Sind es zu viel demotivierende Aufgaben? Machst du alles allein? Ist einfach alles zu viel? Bekommst du zu wenig Schlaf (weil du zu viel machst und zu viel im Kopf herumschwirrt?….

Jetzt ist natürlich die große Preisfrage, wie schaffst du es weder aufzuschieben oder dich ablenken zu lassen?

Denn stell dir mal vor, mit jedem Mal das du abgelenkt wirst, brauchst du ca. 20 min um wieder reinzukommen und dann fehlt dir hinten raus oft die Zeit um es fertig zu machen, weil dann vielleicht ein Termin wartet oder du einfach dein Kind abholen musst.

Du merkst jetzt vielleicht warum Zeitmanagement wichtig ist vor allem für uns berufstätige Mamas. Wir haben nun mal nur begrenzt Zeit. Du versuchst sicherlich viele Bereiche unter einen Hut zu bekommen. Viele Themen wollen erledigt werden und deswegen ist es um so wichtiger, zu wissen, wie du deine Zeit effizient nutzen kannst und wie du auch damit Zeit für dich bekommst oder in diesem Fall deine Aufgaben endlich abschließt.

Nun geht es also zu dem WIE du deine Aufgaben endlich abschließen kannst.

2. Wie du in 6 genialen Schritten deine Aufgaben endlich abschließt

Ganz einfach #haha ist manchmal auch einfacher gesagt als getan

Aber mal ganz im Ernst, folgende Schritte kannst du ausprobieren um deine Aufgaben endlich abzuschließen

2.1. Kümmere dich um dich selbst

Ja auch das ist wohl leichter gesagt, als getan, aber wenn du im oberen Schritt festgestellt hast, dass du zu wenig Schlaf bekommst oder einfach zu viel allein machst, dann ist es erstmal an der Zeit dich um dich selbst zu kümmern und auch Aufgaben abzugeben und dir nicht noch mehr aufzuhalsen #sorrynotsoryy #egoismusistgut

2.2. Ziele definieren & Aufgaben notieren

Wenn du jetzt aber grundsätzlich bereit fühlst Aufgaben abzuschließen, dann ist es wichtig, ein Ziel zu definieren, was du erreichen willst und danach die Aufgaben, die dafür notwendig sind zu notieren.

Definiere nicht nur die Aufgaben an sich, sondern notiere auch Unteraufgaben, denn um so kleiner die Aufgabenpakete sind, um so schneller lassen sie sich oft lösen und abarbeiten, ohne dass du ständig gestört wirst.

Die Summe aller kleinen Aufgaben ist oft schneller das erreichte Ergebnis, als eine komplexe große oder zeitaufwendige Aufgabe.

Summe aller Unteraufgaben

Im Gegensatz zu einer großen Aufgabe mit vielen Unterbrechungen, die dich frustrieren lassen.

Welche Zeitmanagement Methoden gibt es

2.3. Störungen vermeiden

Vermeide so gut es geht, alle Störungen. Manchmal ist das mit Kind zu Hause nicht ganz leicht, aber such dir trotzdem zum einen eine Zeit aus, in der dein Kind vielleicht schläft oder im Kindergarten ist oder vom Partner beschäftigt wird. Zudem solltest du alles aus deiner Reichweite entfernen  oder zumindest alle Push Nachrichten auf deinem Handy und deiner Uhr auf Stumm stellen.

Besser wäre es für deinen Alltag tatsächlich auch, wenn du deine Push Nachrichten Einstellungen überprüfst. Welche dieser ständigen Updates brauchst du wirklich? Insta? Whatsapp? E-Mail? Oft klickst du, weil man auch ständig überall nerviger weise gefragt wird, schnell mal auf ok für irgendwelche Push Nachrichten und haben wieder eine Ablenkung damit mehr geschaffen.

2.4. Umgebung schaffen

Es hilft dir oft beim erledigen bestimmter Aufgaben vor allem, wenn Sie am Schreibtisch passieren,  eine Umgebung zu schaffen, die dir Halt, Struktur und Energie bieten. Du kennst das vielleicht vom Sport: Du hast eine neue Sportart entdeckt oder es ist einfach mal wieder Januar und gehst dem Trend von „jetzt muss ich aber endlich mal wieder etwas tun für meine Figur“ nach ;) und denkst dir „mit so einem neuen Sportoutfit sehe fühle ich mich aber viel motivierter oder diese Yogamatte hilft mir mich mehr drauf einzulassen und loszulegen“

Genau so ist es auch bei deinen Aufgaben. Schaffe dir einen Ort, der aufgeräumt ist und dir die Struktur und Umgebung bietet, die dich unterstützen fokussiert an der Aufgabe zu arbeiten. Das kann ein Sichtschutz sein, das kann ein Organizer für Stifte und Papierkram sein, das kann ein Blick währenddessen aus dem Fenster sein. Mach es dir so „gemütlich“ wie möglich, um auch bei der Arbeit oder erledigen von Aufgaben, einfach in Stimmung zu kommen.

Mein Lieblingsspruch ist übrigens auch : „Chaos in der Umgebung heißt Chaos im Kopf – und das will doch keiner“. Such dir also wirklich ein Platz aus, wo du z. B. nicht direkt auf einen Wäscheberg sehen kannst.

2.5. Leg los - Die TOP 3 Zeitmanagement Methoden, um in die Umsetzung zu kommen

Du weißt jetzt, was du machen musst oder willst, du hast alles soweit ausgeschaltet und du sitzt in einer Umgebung, die dir Energie spendet. Aber irgendwie richtig loslegen und den Schritt in Richtung Umsetzung zu machen, dazu kommst du jetzt nicht so ganz?

Ich verrate dir drei Methoden, wie du jetzt noch in die Umsetzung kommst.

  1. Pomodoro Technik
  2. Eat the Frog Methode
  3. 3, 2, 1 Methode

…und auf jede einzelne werde ich nun etwas eingehen:

1. Pomodoro Technik

Bei der Pomodoro Technik wird mittlerweile von vielen Mamas genutzt, weil du hier oft einen festgesetzten begrenzten Zeitraum hast, die du nur für die Umsetzung nutzt.

Diese Methode stammt aus den 80er Jahren von Francesco Cirillo mit folgendem Ansatz:

„Wenn ich es schaffe, in dieser Zeit konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten, bekomme ich danach 5 Minuten frei. In dieser kleinen Pause kann ich alles machen, was ich möchte, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben.“ Dafür stellte er sich eine Eieruhr in Form einer Tomate.

Diese Pomodoro Technik sagt also folgendes aus:

  1. Wähle EINE Aufgabe aus, die du erledigen willst
  2. Notiere dir kurz (!), was dafür getan werden muss (das hast du bereits im Vorschritt schon erledigt)
  3. Stell dir einen Wecker auf 25 Minuten und leg los
  4. Sobald der Wecker klingelt, hake ab, was du alles erledigt hast
  5. Mache eine 5 Minuten Pause- dieses Intervall wird „Pomidori“ genannt
  6. Wiederhole den Schritt 1 – 5. Nach 4 Pomidori mach eine Pause für 30 Minuten

Grundsätzlich gilt aber hier, stell dir einfach einen Wecker und leg direkt los mit deiner (Unter)Aufgabe. So hast du auch ein Ende in Sicht und siehst direkt wie viel du geschafft hast. Jeder kleiner Schritt zählt, denn am Ende wirst du viel schneller ans Endergebnis kommen.

2. Eat the Frog

Bei der Eat the Frog Methode geht es vor allem um die unliebsamsten Aufgaben und wie du sie am schnellsten löst, um weniger zu prokrastinieren.

Dafür gehst du wie folgt vor:

Absolviere am Tag oder innerhalb deiner Arbeitszeit oder der Zeit, in der du etwas erledigen kannst, die Aufgabe als erstes, die du am wenigsten magst.

Diese Aufgabe identifizierst du am besten bereits in dem Schritt in dem du deine Aufgaben notierst und legst sie direkt in deinem Kalender als allererstes auf die Agenda.

Denn wenn du die direkt als erstes erledigt hast, bist du zum einen froh darüber, das diese Aufgabe schon weg ist und zum anderen fühlen sich die anderen beliebteren Aufgaben deutlich leichter an in der Bewältigung.

Weitere Infos und Vorteile zu dieser Methode findest du hier

3. 3,2,1 Methode

Du hast Schwierigkeiten dabei, endlich anzufangen und machst dir lieber Gedanken darüber „Kann ich auch noch später machen“ „keine Lust“,…. ?

Dann versuch es einfach mit der 3,2,1 Methode. Wir denken oft viel zu viel nach und das auch beim anfangen.

Zähle also stattdessen kurz herunter von 3 bis 1. Also 3, 2, 1 und leg los, ohne wenn und aber ohne drüber nachzudenken, einfach anfangen. Zähle gern auch laut runter, manchmal kann die eigene Ankündigung dir den Push geben, den du brauchst.

2.6. Belohnung

Du hast deine Aufgabe oder Aufgaben erledigt? Super, warum belohnst du dich nicht dafür? Das kann eine ruhige Tasse Kaffee sein oder bei etwas größeren auch ein Ausflug. Du kannst dir auch bereits vor Beginn deiner Aufgabe die Belohnung aussuchen und dich dann darauf freuen, als weiterer Anreiz. Der Anreiz kann auch einfach das Gefühl sein von „Ja, ich habe es endlich geschafft“. Glaub mir, das löst Endorphine aus und kann süchtig machen :D

3. Fazit

Du hast gesehen, dass eine Aufgabe schließen viel mehr bedeutet als einfach mal eine Aufgabe zu erledigen. All das kann dich in der Vorbereitung 5 min oder wenn du ganz am Anfang stehst auch mal eine halbe Stunde kosten (Initial, nicht jedes Mal). Aber wenn du dich einmal damit beschäftigt hast, den Raum dafür geschaffen hast, dann vertrau mir, wirst du nach und nach immer mehr und vor allem auch leichter deine Aufgaben abschließen können, egal wie groß oder klein sie sind. Kleine Schritte führen zu jedem Erfolg, auch zu deinem !

Für deine Aufgaben und Ziele kannst du übrigens auch den Beplaner verwenden. Schau einfach mal in Shop vorbei.

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Zur Autorin

Beatrice Lindenberg

Berufstätige Mama, die aus der Vollzeit-Anstellung heraus Beplana gegründet hat.

Sie hilft berufstätigen Mamas ihren Alltag mit Hilfe von Organisation und Planung zu erleichtern, damit sie wieder mehr Zeit für sich und ihre Ziele haben.

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