Sagst du öfter zu dir selbst: „Ich mache gefühlt nie das richtige“ oder „Wie kann ich nur wissen, was das wichtigste ist?“
Fällt es dir öfter schwer deine Aufgaben zu priorisieren? Dann habe ich jetzt 5 Methoden, wie du deine Aufgaben für dich leichter priorisieren kannst.
1. Was bedeutet Priorisierung und warum ist sie notwendig?
Priorisierung bedeutet nichts anderes, als deine Aufgaben in eine bestimmte Reihenfolge bringen. Eine Reihenfolge, in der du deine Aufgaben abarbeitest. Eine Reihenfolge nach bestimmten Kriterien, um an dein Ziel zu kommen. Dabei gibt es kein richtig oder falsch, solange diese Reihenfolge für dich und deine Aufgaben Sinn macht.
Und damit sind wir auch schon beim Warum. Wenn du deine Aufgaben nicht priorisierst oder dein Tag z.B. immer nur mit „unwichtigen“ Aufgaben füllst, dann würdest du einfach viele Deadlines nicht einhalten können oder Ziele immer weiter nach hinten verschieben. Und genau das ist es ja sehr wahrscheinlich, was dir im Moment auch immer mal wieder zu schaffen macht.
Um das noch mal zu verdeutlichen, stell dir einfach ein leeres Glas vor. Wenn du zu viele kleine unwichtige Aufgaben in dein Tag füllst (Sand), dann hast du zwar viel geschafft, aber nicht unbedingt, dass, was dich deinem Ziel näher bringt. Du wirst zu diesem Zeitpunkt auch nicht mehr viele Möglichkeiten haben, wichtige Aufgaben draufzupacken, denn der kleine Sand füllt alles aus.
Wenn du allerdings zu erst die wichtigen / dringenden Aufgaben erfüllst, dann hast du auch noch Platz für kleinere, die deine Tageslücken füllen.
Beginne also mit den großen Aufgaben und fülle dann deinen Tag mit allen kleineren, um so nicht das Gefühl zu haben am Ende des Tages zu sagen: „Das war wichtig, und ich habe es schon wieder nicht geschafft“
Hier kannst dieses Bild auch noch mal in einem sehr guten Video ansehen:
„Eine wertvolle Lektion für ein glückliches Leben“
Bevor du dich aber auf die Priorisierung stürzt, ist es jedoch wichtig, dass du dir folgendes notierst:
- Dein Ziel(e) – was für ein Ziel verfolgst und wann möchtest du dieses Ziel erreichen
- Welche Aufgaben musst du dafür erledigen
- Welche Unteraufgaben ergeben sich daraus
Denn um so kleiner auch die Arbeitspakete sind, um so schneller kommst du voran und kannst leichter abwägen, was nun „wichtiger“ ist, als nächstes zu tun oder je einfacher kannst du auch herausfinden, was du womöglich delegieren kannst.
Wenn das erledigt ist, kommen wir zum Eingemachten.
Wie bereits erwähnt gibt es verschiedene Arten, wie du nun deine Aufgaben priorisieren kannst und diese stelle ich dir nun vor.
2. 5 Methoden, wie du deine Aufgaben leichter priorisieren kannst
Du kannst aus den verschiedenen Methoden eine auswählen oder natürlich auch eine Kombination nutzen. Denn dein Alltag kann nicht immer in eine Methode gefasst werden. Versuche mehrere Methoden, um so nach und nach leichter priorisieren zu können.
2.1. Die Eisenhower Methode
Die Eisenhower Matrix hast du sicherlich schon gehört. Sie gehört zu einer der bekanntesten Methode, wenn auch nicht immer ganz eindeutig erkennbar, welche Aufgabe nun in welche Kategorie gehört.
Dwight D. Eisenhower, der 34. US-Präsidenten (1953 – 1961) war es übrigens, der diese Methoden seinen Namen gab. Er zitierte in einer Rede am 19. August 1954 vor dem World Council of Churches einen namentlich nicht genannten, früheren College Präsidenten wie folgt:
„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“¹ Auf deutsch: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“
Und so ist diese aufgebaut:
Die Methode besteht aus vier Kategorien:
Wenn du deine Aufgaben entsprechend ein kategorisiert hast, trägst du diese in deinem Tag wie folgt ein:
- wichtig und dringend
- wichtig, aber nicht dringend
- dringend, aber nicht wichtig
- weder wichtig noch dringend
2.2. Die ABC Methode
Die ABC Methode ähnelt sehr der Eisenhower Matrix. Dennoch ist diese nur in 3 Kategorien aufgeteilt und besagt folgendes:
Kategorisiere deine Aufgaben in drei unterschiedliche Bereiche:
A – dringend und wichtig
Bei A-Aufgaben handelt es sich um die wichtigsten Aufgaben, die anfallen. Diese Aufgabe kannst in den meisten fällen nur du erledigen und hat oberste Priorität auf Grund einer Deadline oder einer anderen Abhängigkeit. Plane am Tag 1-2 A Aufgaben ein. Diese sollten ca. 60 % der Zeit füllen, die du zur Erledigung zur Verfügung hast.
B – wichtig und nicht dringend
Bei den B-Aufgaben, sind zwar auch wichtig, aber nicht so dringend, wie die A-Aufgaben.
Diese kannst du entweder selber einplanen und erledigen oder auch an andere delegieren. So sparst du dir an der ein oder anderen Stelle auch mal mehr Zeit für die A-Aufgaben. Die B-Aufgaben sollten im Verhältnis ca. 25 % der Zeit füllen.
C – nicht wichtig, können aber dringend sein
Die C-Aufgaben sind die unwichtigsten Aufgaben, die aber erledigt werden müssen. Dazu zählen z.B. auch Routine Aufgaben. Diese sollten ca. 15 % deiner Zeit ausmachen.
Diese Methode kann dir dabei helfen, deine Aufgaben einfach und schnell zu priorisieren. Andererseits, ist sie allerdings auch etwas starr denn nicht immer, kann man Aufgaben strickt in Kategorien unterteilen.
2.3. Die 80:20 Regel
Die 80:20 Regel gibt dir noch einmal einen anderen Blickwinkel darauf, welche Aufgabe wirklich wichtig ist. Denn diese Regel besagt, dass 20 % der Aufwand bereits 80 % Ergebnis erbringen. Die restlichen 80 % die du für deine Aufgaben aufwendest, machen allerdings nur die restlichen 20 % aus, die oft nicht immer notwendig sind.
Entscheide daher, wie viel Aufwand steckt hinter jeder Aufgabe und ist es für das Ergebnis relevant oder nicht oder würde eine andere Aufgabe ebenso wichtig vielleicht viel mehr Ergebnis bieten?
Fang also, wenn du unter vielen wichtigen und dringenden Aufgaben entscheiden musst, mit denen an, die den geringsten Aufwand bedürfen.
2.4. DIe Ivy-Lee-Methode
Die Ivy-Lee Methode ist sicherlich nicht all zu bekannt, wie die Eisenhower Methode, dennoch ist diese einfacher für dich in den Alltag zu integrieren und anzuwenden.
So gehst du bei dieser Methode vor:
- Notiere dir am Ende des Tages eine Liste mit den 4 Aufgaben, die du am nächsten Tag unbedingt erledigen willst. Eigentlich besagt die Methode 6 Aufgaben. Aber ich aus meiner Erfahrung sind 6 im Alltag mit Kind oft schwerer machbar, was dich frustriert. Daher würde ich dir zu 4 Aufgaben raten. Wenn du mehr Zeit hast, kannst du dir noch eine optionale Liste dazunehmen.
- Priorisiere diese nach ihrer Wichtigkeit (also was muss als erstes, zweites,… erledigt werden, damit du weiter voran kommst)
- Starte am nächsten Morgen gleich mit der ersten Aufgabe. Konzentriere dich nur auf diese Aufgabe.
- Sobald die erste Aufgabe erledigt ist, erledigst du deine zweite Aufgabe
- Am Ende des Tages beginnst du wieder von vor. Du schreibst also eine Liste, mit den 4 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag. Die „heißesten Anwärter“ für den Platz ganz oben auf der Liste, sind die, die du vielleicht an dem Tag nicht geschafft hast.
Durch diese Methode fokussierst du dich sehr stark auf die Aufgaben, die wirklich zu erledigen sind und nutzt die Zeit am nächsten Tag viel effizienter. Zusätzlich minimierst du dadurch auch das Aufschieben deiner Aufgaben.
2.5. Abhängigkeiten
Abhängigkeiten werden oft außer Acht gelassen und oft bemerkst du erst im Nachhinein, dass du vielleicht eine Aufgabe hättest viel eher machen müssen, weil du sie allein nicht lösen kannst und kommst danach in Zeit Bedrängnis. Daher ist es umso wichtiger, dass du dir bei den Aufgaben vielleicht eine kleine Notiz machst (wenn auch nur gedanklich), ob diese Aufgabe eine Abhängigkeit mit sich bringt. D.h. stell dir folgende zwei Fragen:
- Musst du noch auf jemanden warten, der nach dir diese Aufgabe weiterführen muss für die Vollendung der Aufgabe oder
- brauchst du erst noch Input von anderen, damit du überhaupt damit anfangen kannst?
Je nachdem wie deine Antwort ausfällt, kann es dir leichter fallen, die Aufgaben unter der Woche leichter einzuplanen und nicht mit etwas anzufangen und dann festzustellen, dass es zeitlich nicht ganz passt oder du zu viel Zeit schon in die Aufgabe investiert hast obwohl du noch nicht alle Informationen zur Verfügung hast.
3. Fazit
Mit diesen 5 Methoden kannst du deine Aufgaben nun leichter in eine Reihenfolge bringen, die für dich und deine Ziele in Frage kommen und natürlich wird es trotzdem immer wieder zu Situationen kommen, in denen du denkst: „Ach, hätte ich das doch mal lieber eher gemacht“. Aber nur so lernst du auch, was für deine Zielerreichung wichtig ist.
Es gibt übrigens noch eine Reihenfolge, wie du deine Aufgaben priorisieren kannst, meine ganz persönlich entwickelte Methode. Wenn du diese kennenlernen möchtest und weitere Informationen zu dem Thema bekommen willst? Dann hole dir hier mein Workbook.
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